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E-Mails: Wen rede ich zuerst an?

20. Mai 2026

Wer eine Mail an mehrere Personen schreibt, steht oft vor der Frage: Wer kommt zuerst? Frauen vor Männern? Chef vor Kollegin? Oder einfach alphabetisch? Wir räumen die häufigsten Zweifelsfälle auf.

Von Hannah Molderings

Unser erster Gedanke: Die Regeln für Anreden in E-Mails sind doch bestimmt irgendwo klar geregelt. Im Protokoll Inland der Bundesregierung zum Beispiel. Das ist der offiziellen Ratgeber des Bundesinnenministeriums für Anschriften und Anreden. Wer zum Beispiel wissen will, wie man einen Botschafter oder eine Staatssekretärin korrekt anschreibt: Da steht es drin.

Unsere konkrete Frage wird hier aber leider nicht beantwortet. Im Protokoll Inland steht sogar wörtlich: „Für die Gestaltung der schriftlichen und mündlichen Anrede lassen sich keine festen Regeln aufstellen.“ Klar geregelt ist das Ganze also nicht, auch nicht in einer DIN oder im Knigge. Es gibt aber ein paar Konventionen, auf die man sich verständigen kann.

Wer wird zuerst genannt?

Wenn eine Hierarchie erkennbar ist: In diesem Fall spricht man die ranghöhere Person zuerst an, unabhängig vom Geschlecht.

Beispiel:
Sehr geehrter Herr Dr. Bergmann, sehr geehrte Frau Töller,

Wenn alle gleichrangig sind: Hier gilt Frauen vor Männern. Sind mehrere Frauen oder mehrere Männer dabei, sollte man die Nachnamen alphabetisch sortieren. Dieser Kniff hilft auch dann, wenn man die Hierarchie der Personen nicht kennt.

Beispiel:
Sehr geehrte Frau Cruz, sehr geehrter Herr Fink, sehr geehrter Herr Aschenbrenner, sehr geehrter Herr Zarrella,

Wie gehe ich mit Duzen und Siezen um?

Manchmal wird die Chefin mitadressiert und gesiezt, während man mit den Kolleg*innen längst beim Vornamen ist. Kein Problem: Die gesiezte, ranghöhere Person kommt zuerst, danach folgt die Gruppe in der vertrauten Form.

Beispiel:
Hallo Frau Ionescu, liebe Kolleginnen und Kollegen,

**Wie gehe ich mit vielen Empfänger*innen um?**

Ab vier oder mehr Personen wird die namentliche Aufzählung unpraktisch. Je nach Tonfall können verschiedene Sammelformeln helfen:

• Formell, unbekannte Gruppe: Sehr geehrte Damen und Herren,
• Intern, vertraut: Liebe Kolleginnen und Kollegen, / Hallo zusammen, / Liebes Team, …
• Genderneutral ohne Sonderzeichen: Liebe Mitarbeitende,
• Mit Genderzeichen: Liebe Kolleg:innen, / Liebe Kolleg*innen,
• …

Was genau Sie verwenden, ist letztlich auch eine Frage der Unternehmenskultur. Selbst außergewöhnliche Formulierungen wie Liebe alle oder Liebe drei sind mittlerweile in einigen Teams etabliert.

Was ist mit den Personen im CC-Feld?

Wenn der eigentliche Gesprächspartner im An-Feld steht, die Vorgesetzte aber im CC mit informiert wird, gilt folgendes: Die Person im CC-Feld muss in der Anrede nicht zwingend auftauchen, sie soll ja in der Regel nur in Kenntnis von etwas gesetzt werden. Möchte man sie jedoch trotzdem persönlich ansprechen, gilt wieder die Rangfolge der Personen als maßgeblich.

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Beim Anhang abgehängt

4. Mai 2026

von Zeilenhacker

Jedes Mal dieselbe Unsicherheit: Heißt es „angehangen“ oder „angehängt“? Beim Verweis auf Anhänge in E-Mails lohnt sich ein kurzer Blick auf Grammatik – oder auf bessere Formulierungen.

Von Katrin Liffers

Es sind die kleinen Dinge, die uns beim Schreiben aus dem Takt bringen. Bei mir ist es immer wieder der Moment, in dem ich auf einen Anhang verweisen will. „Ich habe Ihnen die Datei angehangen“? Oder doch „angehängt“? Klingt beides irgendwie richtig – ist es aber nicht.

Sprachlich korrekt ist nur „angehängt“. Das Verb anhängen gehört zu den sogenannten starken bzw. unregelmäßigen Verben, die ihr Partizip II nicht mit -t, sondern mit -en bilden. „Angehangen“ wirkt zwar vertraut, gilt aber als umgangssprachlich. Ähnliche Kandidaten sind zum Beispiel senden (gesendet/gesandt) oder wenden (gewendet/gewandt).

Die gute Nachricht: Man muss sich nicht jedes Mal an dieser Stelle festbeißen. Es gibt elegantere und klarere Möglichkeiten, auf Anhänge hinzuweisen:

„Im Anhang finden Sie die angeforderten Unterlagen.“
„Anbei sende ich Ihnen das Protokoll.“
„Die Präsentation habe ich dieser E-Mail beigefügt.“

Diese Formulierungen sind auch etwas flüssiger als die direkte Anhängen-Variante.

Und noch ein praktischer Tipp aus dem Alltag: Viele E-Mail-Programme erkennen Wörter wie „Anhang“ oder „anbei“ und geben einen Hinweis, wenn tatsächlich keine Datei angefügt ist. Eine kleine Funktion mit großer Wirkung – und ein zuverlässiger Schutz vor dem Klassiker: Ups, schon wieder den Anhang vergessen!

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Es lebe der Gedankenstrich – nur nicht zwei in einem Satz!

24. März 2026

von Zeilenhacker

Weil KI-Modelle ihn so gern benutzen, gilt der Gedankenstrich neuerdings als Indikator für nicht selbst geschriebene Texte. Aber wollen wir deshalb auf ihn verzichten? Auf keinen Fall. Der Gedankenstrich kann, richtig verwendet, unsere Sätze durchaus bereichern.

Von Stefan Brunn

Stimmt die Sache mit dem verräterischen KI-Gedankenstrich?
Ja, in von KI geschriebenen Texten kommt der Gedankenstrich viel häufiger vor als normalerweise, vor allem am Ende von Absätzen. Das ist auffällig. Aber wie bei vielen Texteigenschaften, bei denen uns die KI etwas vormacht, ist das nichts Schlechtes. Die KI gliedert unsere Texte auch grafisch oft besser als wir und macht weniger Rechtschreibfehler. Unsere Konsequenz daraus kann aber ja nicht sein, dass wir jetzt unsere Texte grafisch schlechter gliedern und absichtlich Rechtschreibfehler machen …

Wofür ist der Gedankenstrich überhaupt gut?
Unter den sieben Satzzeichen, die wir im Deutschen haben, ist der Gedankenstrich der auffälligste. Von daher sollten wir ihn nur sehr gezielt einsetzen. Zum Beispiel dann, wenn man in einem Satz eigentlich einen zweiten Doppelpunkt machen müsste, das aber nicht will. Beispiel: „Sie brachte alles mit, was nötig war: Erfahrung, Disziplin, Talent – und dennoch zweifelte sie an sich selbst.‟ An diesem Beispiel sieht man auch die größte Stärke des Gedankenstrichs. Am Ende eines Satzes ist die Zäsur so stark und sichtbar, wie kein anderes Satzzeichen es bewirken könnte. Das ist ein bisschen wie ein Tusch in der Musik: ein Signal, das Aufmerksamkeit erregt. Zugegeben: Man braucht das nicht in jedem Absatz. Aber in fast jeder Rede braucht man solche Signale.

Wann sollte man die Finger vom Gedankenstrich lassen?
Es ist ein Mittel, das behutsam verwendet werden sollte. Vor allem nicht zu oft in einem Text. Und man sollte den Gedankenstrich immer höchstens einmal pro Satz verwenden. Oft wird er leider für Parenthesen benutzt, also zweimal in einem Satz: vor und nach dem Einschub. Das ist so gut wie immer falsch. Zwei Tuschs in einem Satz sind einfach unschön. Man kann sich merken: Gelegentlich einen Gedankenstrich für starke Aussagen am Ende eines Satzes – das ist gut. Zwei Gedankenstriche in einem Satz jedoch – mit denen man sich selbst ins Wort fällt wie hier – davon sollte man die Finger lassen.

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5 Regeln für bessere Betreffzeilen

23. Februar 2026

von Zeilenhacker

Der erste Eindruck einer E-Mail entsteht, bevor sie geöffnet wird: bei der Betreffzeile. Wenn sie schlecht geschrieben ist, wird die Mail womöglich falsch, langsam oder im schlimmsten Fall gar nicht bearbeitet. Wir erklären mit fünf Regeln, wie man es richtig macht.

1. Die Betreffzeile ist Bestandteil der Mail

Die Betreffzeile ist kein schmückendes Element, sondern erfüllt eine eigene kommunikative Funktion. Damit entlasten Sie die Empfänger*innen und geben Orientierung, noch bevor Ihre eigentliche Mail gelesen wird. Außerdem kann eine gute Betreffzeile den Posteingang strukturieren und entscheidet darüber, wie schnell und mit welcher Priorität eine Mail bearbeitet wird.

✔️ DO: Fortbildung Reden schreiben – Terminabsprache für 2026
❌ DON‘T: Fortbildung 2026

2. Konkret ist besser als allgemein

Allgemeine Begriffe erzeugen unnötige kognitive Arbeit. Je spezifischer der Betreff, desto schneller können Empfänger*innen einordnen, ob und wann sie handeln müssen. Benennen Sie den Gegenstand der Mail also möglichst konkret.

✔️ DO: Feedback zum Förderantrag, Kapitel 3–5
❌ DON‘T: Feedback

3. Das To-do gehört in den Betreff

Wenn mit der E-Mail eine Handlungsaufforderung einhergeht, sollte diese auch schon im Betreff auftauchen. Was soll die andere Person tun? Eine gute Betreffzeile benennt die erwartete Handlung – nicht nur das Thema.

✔️ DO: Freigabe des Leitfadens, Version 3
❌ DON‘T: Leitfaden

4. Betreff neu formulieren

Mehrfache Antwort- und Weiterleitungsketten verschleiern den eigentlichen Auftrag. Wenn Sie etwas weiterleiten oder in einem neuen Kontext antworten, ist es Ihre Aufgabe, auch den Betreff neu zu formulieren. So bleibt die Kernbotschaft immer sichtbar.

✔️ DO: Beschwerde Lieferverzug – Klärung bis Freitag
❌ DON‘T: AW: RE: WG: AW: Lieferverzug

5. Die wichtigsten Informationen stehen vorne

Viele Mailprogramme zeigen nur die ersten Wörter an. Platzieren Sie deshalb die entscheidende Information an den Anfang. Vermeiden Sie außerdem einen sperrigen Vorspann oder Nominalstil.

✔️ DO: Haushaltsplanung 2026: Zahlen prüfen, Tabelle 4
❌ DON‘T: Zur Information über die aktuelle Entwicklung der Haushaltsplanung …

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