Wer eine Mail an mehrere Personen schreibt, steht oft vor der Frage: Wer kommt zuerst? Frauen vor Männern? Chef vor Kollegin? Oder einfach alphabetisch? Wir räumen die häufigsten Zweifelsfälle auf.
Von Hannah Molderings
Unser erster Gedanke: Die Regeln für Anreden in E-Mails sind doch bestimmt irgendwo klar geregelt. Im Protokoll Inland der Bundesregierung zum Beispiel. Das ist der offiziellen Ratgeber des Bundesinnenministeriums für Anschriften und Anreden. Wer zum Beispiel wissen will, wie man einen Botschafter oder eine Staatssekretärin korrekt anschreibt: Da steht es drin.
Unsere konkrete Frage wird hier aber leider nicht beantwortet. Im Protokoll Inland steht sogar wörtlich: „Für die Gestaltung der schriftlichen und mündlichen Anrede lassen sich keine festen Regeln aufstellen.“ Klar geregelt ist das Ganze also nicht, auch nicht in einer DIN oder im Knigge. Es gibt aber ein paar Konventionen, auf die man sich verständigen kann.
Wer wird zuerst genannt?
Wenn eine Hierarchie erkennbar ist: In diesem Fall spricht man die ranghöhere Person zuerst an, unabhängig vom Geschlecht.
Beispiel:
Sehr geehrter Herr Dr. Bergmann, sehr geehrte Frau Töller,
Wenn alle gleichrangig sind: Hier gilt Frauen vor Männern. Sind mehrere Frauen oder mehrere Männer dabei, sollte man die Nachnamen alphabetisch sortieren. Dieser Kniff hilft auch dann, wenn man die Hierarchie der Personen nicht kennt.
Beispiel:
Sehr geehrte Frau Cruz, sehr geehrter Herr Fink, sehr geehrter Herr Aschenbrenner, sehr geehrter Herr Zarrella,
Wie gehe ich mit Duzen und Siezen um?
Manchmal wird die Chefin mitadressiert und gesiezt, während man mit den Kolleg*innen längst beim Vornamen ist. Kein Problem: Die gesiezte, ranghöhere Person kommt zuerst, danach folgt die Gruppe in der vertrauten Form.
Beispiel:
Hallo Frau Ionescu, liebe Kolleginnen und Kollegen,
Wie gehe ich mit vielen Empfänger*innen um?
Ab vier oder mehr Personen wird die namentliche Aufzählung unpraktisch. Je nach Tonfall können verschiedene Sammelformeln helfen:
• Formell, unbekannte Gruppe: Sehr geehrte Damen und Herren,
• Intern, vertraut: Liebe Kolleginnen und Kollegen, / Hallo zusammen, / Liebes Team, …
• Genderneutral ohne Sonderzeichen: Liebe Mitarbeitende,
• Mit Genderzeichen: Liebe Kolleg:innen, / Liebe Kolleg*innen,
• …
Was genau Sie verwenden, ist letztlich auch eine Frage der Unternehmenskultur. Selbst außergewöhnliche Formulierungen wie Liebe alle oder Liebe drei sind mittlerweile in einigen Teams etabliert.
Was ist mit den Personen im CC-Feld?
Wenn der eigentliche Gesprächspartner im An-Feld steht, die Vorgesetzte aber im CC mit informiert wird, gilt folgendes: Die Person im CC-Feld muss in der Anrede nicht zwingend auftauchen, sie soll ja in der Regel nur in Kenntnis von etwas gesetzt werden. Möchte man sie jedoch trotzdem persönlich ansprechen, gilt wieder die Rangfolge der Personen als maßgeblich.
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