E-Mail-Korrektur: 5 Dinge, die man nicht vergessen sollte

Namen falsch geschrieben oder Termin vertauscht? Das kann verheerende Wirkung haben, weshalb man die Fehler möglichst rasch korrigieren sollte. Leider begehen viele dabei gleich den nächsten Fehler oder sogar zwei …

1. Wichtigste Maßnahme: die ausgebesserten Dinge möglichst schnell nachliefern und dabei keine erneuten Fehler begehen.
Es ist sehr peinlich, wenn man der ersten Korrektur noch eine zweite nachschieben muss. Also am besten rasch reagieren, aber eben nicht, ohne noch einmal sorgfältig (am besten zu zweit) die korrigierte Information durchzusehen.

2. Um Entschuldigung bitten, aber keine großen Worte dafür verlieren.
Vielleicht haben Sie der Gegenseite unnötige Arbeit verursacht oder sogar Unannehmlichkeiten bereitet. Also drücken Sie ganz kurz und aufrichtig ihr Bedauern aus. Zwei Fehler werden dabei sehr oft gemacht: Erstens können Sie sich, formal gesehen, nicht selbst entschuldigen. Sondern Sie müssen darum bitten, dass man Ihnen Ihren Fehler verzeiht. Zweitens sollten Sie Ihren Fehler, wenn überhaupt, nur ganz kurz erklären. Eine ausufernde oder unglaubwürdige Erläuterung macht die Sache nur noch schlimmer.

3. Erläutern Sie kurz, was genau falsch war.
Angenommen, jemand hat bereits mit Ihren Informationen gearbeitet: Er wird sich natürlich fragen, ob er jetzt ganz von vorn anfangen muss, der Fehler könnte ja überall stecken. Deshalb teilen Sie in Ihrer Mail mit, dass Sie zum Beispiel den ersten Absatz Ihres Textes geändert haben, weil dort noch ein Name falsch geschrieben war oder ähnliches. Falls Sie mehrere oder viele Dinge korrigieren mussten, teilen Sie auch das mit – es hilft ja nichts. Besser mehr Arbeit bei Ihren Partnern als später die Wut über übersehene Fehler!

4. Liefern Sie alle in der betreffenden E-Mail gelieferten Anhänge erneut mit.
Sehr wichtig: Liefern Sie nicht nur eines von mehreren Dokumenten neu aus, sondern unbedingt alle, die gleichzeitig damit verbreitet wurden. Andernfalls riskieren Sie ein Durcheinander bei Ihren Partnern: Wenn die nämlich später trotzdem auf die erste Mail mit dem fehlerhaften Dokument zurückgreifen, ist ihr Fauxpas doch wieder im Geschäft. Deshalb bedarf es auch unbedingt Punkt 5:

5. Bitten Sie um Vernichtung der gesamten fehlerhaften E-Mail.
Stellen Sie sich vor, mehrere Leute greifen auf ein Postfach zu oder jemand ist ein bisschen vergesslich: So lange Ihr Fehler irgendwo liegt, kann er Unheil anrichten. Nur dann, wenn die ganze E-Mail vernichtet worden ist, haben Sie diese Gefahr eliminiert. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Sie den kompletten Inhalt schon neu ausgeliefert haben (Punkt 4).

Wir haben natürlich selbst schon etliche E-Mails mit Fehlern verbreitet.
Daher wissen wir: Nur wenn wir an diese 5 Dinge denken, können wir nach Korrekturen ruhig schlafen … 

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