Der erste Eindruck einer E-Mail entsteht, bevor sie geöffnet wird: bei der Betreffzeile. Wenn sie schlecht geschrieben ist, wird die Mail womöglich falsch, langsam oder im schlimmsten Fall gar nicht bearbeitet. Wir erklären mit fünf Regeln, wie man es richtig macht.
1. Die Betreffzeile ist Bestandteil der Mail
Die Betreffzeile ist kein schmückendes Element, sondern erfüllt eine eigene kommunikative Funktion. Damit entlasten Sie die Empfänger*innen und geben Orientierung, noch bevor Ihre eigentliche Mail gelesen wird. Außerdem kann eine gute Betreffzeile den Posteingang strukturieren und entscheidet darüber, wie schnell und mit welcher Priorität eine Mail bearbeitet wird.
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2. Konkret ist besser als allgemein
Allgemeine Begriffe erzeugen unnötige kognitive Arbeit. Je spezifischer der Betreff, desto schneller können Empfänger*innen einordnen, ob und wann sie handeln müssen. Benennen Sie den Gegenstand der Mail also möglichst konkret.
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❌ DON‘T: Feedback
3. Das To-do gehört in den Betreff
Wenn mit der E-Mail eine Handlungsaufforderung einher geht, sollte diese auch schon im Betreff auftauchen. Was soll die andere Person tun? Eine gute Betreffzeile benennt die erwartete Handlung – nicht nur das Thema.
✔️ DO: Freigabe des Leitfadens, Version 3
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4. Betreff neu formulieren
Mehrfache Antwort- und Weiterleitungsketten verschleiern den eigentlichen Auftrag. Wenn Sie etwas weiterleiten oder in einem neuen Kontext antworten, ist es Ihre Aufgabe, auch den Betreff neu zu formulieren. So bleibt die Kernbotschaft immer sichtbar.
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5. Die wichtigsten Informationen stehen vorne
Viele Mailprogramme zeigen nur die ersten Wörter an. Platzieren Sie deshalb die entscheidende Information an den Anfang. Vermeiden Sie außerdem einen sperrigen Vorspann oder Nominalstil.
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