Wer längere Zeit keine Mails abrufen kann, sollte eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Eigentlich eine Kleinigkeit. Doch auch dabei kann so einiges schiefgehen. Wir zeigen die 5 häufigsten Fehler – und erklären, wie man’s besser macht.
Von Hannah Molderings
In den Social-Media-Kanälen kursierte jüngst eine sehr lustige Abwesenheitsnotiz: „Ich habe leider bis 1.10. keine Lust, Ihre Mail zu beantworten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Ihre Mutter.“ Im echten Büroleben sollten Sie weder solche Witze riskieren noch einen der folgenden Fehler machen:
1. Zu wenig Informationen
Hier bleiben etliche Fragen offen: Von wann bis wann gehen die zwei Wochen? Werden meine Mails weitergeleitet? An wen kann ich mich wenden?
2. Zu viele Informationen
Es geht niemanden etwas an, ob Sie auf Dienstreise, im Urlaub oder krank sind. Eine solche Abwesenheitsnotiz wirkt gerade auf potenzielle Kund:innen höchst unprofessionell!
3. Unprofessioneller Ton
Mit einer solchen Abwesenheitsnotiz stoßen Sie Ihre Empfänger:innen ganz sicher vor den Kopf und liefern zudem nicht mal die wichtigsten Informationen. Vielmehr strahlen Sie aus: Mir ist gerade alles egal!
4. Mangelnde Sorgfalt
Enthält eine Abwesenheitsnotiz viele Rechtschreib- und Flüchtigkeitsfehler, wirft das ein schlechtes Licht aufs Unternehmen. Zudem wird schnell klar: Dies war wohl die allerletzte Amtshandlung vor dem Urlaub und viel Mühe hat man sich hier nicht mehr gemacht …
5. Signatur vergessen
Eine fehlende Signatur kann Empfänger:innen möglicherweise verunsichern. Zwar weiß man meist, an wen man schreibt, bei einigen E-Mail-Adressen ist es aber nicht sofort ersichtlich. Deshalb sollte die Abwesenheitsnotiz immer eine vollständige Signatur enthalten.
Fazit: Welche Angaben gehören in eine Abwesenheitsnotiz?
• In welchem Zeitraum genau ist man nicht erreichbar?
• Wird die E-Mail weitergeleitet (an wen?) oder nicht?
• Wann ist mit einer Antwort zu rechnen?
• Wer kann ggf. weiterhelfen (Kontaktdaten einer Vertretung)?
• Wer genau hat die Abwesenheitsnotiz geschickt (vollständige Signatur)?
