Wie man verhindert, dass Mails zu Fettnäpfchen werden

Wer die Empfänger-Felder falsch benutzt, verursacht unnötig Arbeit oder Ärger. Aber welche Regeln gelten ganz allgemein fürs An-, CC- und BCC-Feld? Wir haben das mal kurz aufgedröselt.

An
In diesem wichtigsten Empfänger-Feld stehen möglichst wenige Personen – nämlich nur diejenigen, die mit der E-Mail eine Handlungsaufforderung bekommen. Keinesfalls setzt man hier mehrere Personen ein, die sich alle aufgefordert fühlen könnten, den Job zu erledigen. Die hässliche Folge ist dann nämlich, dass eine Arbeit mehrfach getan wird. Oder, noch schlimmer, sie wird gar nicht getan, weil alle denken, der andere wird’s besorgen. Je weniger Leute im An-Feld stehen, desto besser!
CC
Ins CC-Feld kommen nur diejenigen, die Kenntnis von einer Sache haben sollten, ohne sich wirklich darum kümmern zu müssen. Umgekehrt ausgedrückt: Steht man selbst in CC, soll man nichts tun, sondern eben nur mitlesen. Sowohl bei Absendern als auch bei Empfängern ist dieses Prinzip oft nicht bekannt beziehungsweise wird gern ignoriert. Ein Beispiel: Man ist bei einer Mail in CC gesetzt worden mit folgendem Inhalt: „Kann bitte jemand von Ihnen die Datenschutz-Angaben auf der Internetseite aktualisieren?“ Was soll man jetzt tun? Die E-Mail nur lesen, die Internetseite aktualisieren oder darauf warten, bis es ein anderer tut? Unser Tipp: Ignorieren! Der Absender wird es spätestens dann lernen, wenn mal eine wichtige Sache für ihn nach hinten losgeht …
BCC
Manchmal ist es unumgänglich, einen Dritten zu informieren, dessen Kontaktdaten man aber anderen nicht preisgeben will oder darf. Das macht man, indem man sich des BCC-Feldes bedient. Keinesfalls setzt man fremde Adressen in CC, das kann nämlich sehr teuer werden: E-Mail-Adressen unterliegen schließlich dem Datenschutz. Pressestellen machen diesen Fehler sehr oft und werden gelegentlich von freien Journalisten dafür abgemahnt.
Allen antworten
Dieser Knopf sollte eine Kindersicherung haben – und in manchen Programmen ist er tatsächlich mit einer Warnfunktion verbunden! Nutzen Sie die Funktion „Allen antworten“ nur, wenn Sie wirklich allen antworten wollen und die Empfängerliste ausführlich studiert haben. Dieser Knopf, falsch gedrückt, kann ein echter Karriere-Killer sein. Wir haben es schon erlebt, dass ein Ministerialbeamter grobe Flegelhaftigkeiten an 1.000 Empfänger verteilte, weil er statt auf „Antworten“ auf „Allen antworten“ gedrückt hatte.

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